While Microsoft ensures high data availability and protection against hardware failure, the responsibility for lies solely with the user. If an employee deletes an email or alters a document, it might be gone forever—or at least untraceable—which violates German commercial law requirements for traceability and immutability.
Not all data needs to be archived indefinitely, but specific categories are legally mandated under § 257 HGB and § 147 AO: office 365 revisionssichere archivierung
Unternehmen können Microsoft Purview (ehemals Compliance Center) nutzen, um die nötigen Sicherheitsmechanismen zu aktivieren: office 365 revisionssichere archivierung
Ist Microsoft 365 Archivierung für Unternehmen revisionssicher? office 365 revisionssichere archivierung